Jaarlijks zijn beleggers welkom op de jaarvergadering van beursgenoteerde ondernemingen, ook wel de ‘AVA’ (Algemene Vergadering van Aandeelhouders). Maar hoe meld je je aan en van welke rechten kun je als aandeelhouder gebruik maken?

Vergaderrecht voor aandeelhouders
Beursvennootschappen zijn verplicht om één keer per jaar hun aandeelhouders op te roepen om te vergaderen. Zowel voor de onderneming als voor de aandeelhouders geldt dit als een belangrijk moment, omdat aandeelhouders bij bepaalde punten op de agenda een beslissende stem kunnen hebben. Bovendien kunnen aandeelhouders die een groot aandelenbelang vertegenwoordigen punten toevoegen aan de agenda, waarover de AVA vervolgens kan besluiten.

Bovendien legt het bestuur van de onderneming tijdens de AVA verantwoording af over het gevoerde beleid. Daarbij hebben aandeelhouders het recht om inlichtingen op te vragen. Aandeelhouders kunnen dan vragen stellen aan het bestuur en aan de raad van commissarissen over allerlei zaken die de onderneming aangaan, zoals op het gebied van corporate governance (ondernemingsbestuur) en de jaarrekening.

Wanneer recht op deelname?
Wanneer heb je recht om deel te nemen aan een aandeelhoudersvergadering? Een onderneming mag geen ondergrens hanteren voor wat betreft het aantal aandelen dat je moet bezitten om toegang te krijgen tot de AVA. Iedere aandeelhouder mag vragen stellen tijdens de vergadering. Uiteraard heb je meer stemrecht naarmate je meer aandelen hebt. Wel kan het zijn dat een bedrijf meerdere typen aandelen heeft uitstaan, waarbij het stemrecht per aandelensoort verschilt. In dit artikel leest u over onder meer deze vorm van scheef zeggenschap.


Aanmelden voor de AVA
Aandeelhouders kunnen in drie stappen toegang verkrijgen tot een aandeelhoudersvergadering. Indien jouw effectendienstverlener het bijwonen van de AVA faciliteert (de meeste banken en brokers in Nederland doen dat, maar er kunnen kosten aan verbonden zijn), kun je binnen de daartoe gestelde termijn het verzoek indienen om de vergadering bij te wonen. In bepaalde gevallen kan dat via het online platform of in de app, in andere gevallen door rechtstreeks contact op te nemen met de klantenservice.

In de regel stelt de bank of broker een registratiebewijs ter beschikking dat je voorafgaand aan de vergadering dient te overleggen.

Stappenplan:
1. Contacteer je bank of broker en geef tijdig aan de AVA van onderneming X te willen bijwonen. In de oproep tot de vergadering staat de uiterste aanmelddatum vermeld. Deze oproepadvertentie (soms genaamd ‘convocatie’) is doorgaans terug te vinden op de website van de onderneming, vaak onder een speciale sectie voor investeerders of bij de financiële berichtgeving. In Nederland genoteerde beursvennootschappen zijn verplicht om de oproeping uiterlijk 42 dagen voor de dag van de vergadering te publiceren.

2. Je bank of broker zorgt voor de aanmelding en je ontvangt per e-mail of gewone post een registratiebewijs. Het registratiebewijs geldt als een officiële bevestiging waarin is vermeld met hoeveel aandelen je op de registratielijst staat voor de vergadering.

3. In geval je een vergadering fysiek bijwoont, lever je dit registratiebewijs voorafgaand in bij de registratiebalie en krijg je vervolgens toegang tot de zaal. Mogelijk dien je je nog wel eerst te legitimeren.

Let op! Naast de bovenstaande stappen kunnen ondernemingen soms extra actie vereisen van aandeelhouders die zich willen registreren voor een vergadering. Kijk altijd goed in de oproeping om te zien of je aan extra formaliteiten moet voldoen. Neem je digitaal deel aan de vergadering, kijk dan verder op deze pagina voor informatie.


Voorbereiden op de vergadering
Om je op de AVA voor te bereiden kun je gebruik maken van de agenda, het jaarverslag en eventueel de notulen van eerdere vergaderingen. Onder het tabblad ‘Beurs’ op onze website vind je bovendien veel informatie over alle beursgenoteerde ondernemingen in Nederland, zoals kerncijfers (in de StockScreener) en nieuwsberichten. Lees ook meer over het analyseren van beursgenoteerde ondernemingen.

De vergaderstukken ter voorbereiding op de AVA vind je op de website van de onderneming, doorgaans onder ‘Investor Relations’, ‘Financial calendar’ of ‘Corporate governance’.

De belangrijkste vergaderstukken die je aantreft zijn de oproeping, de agenda met eventuele toelichting, het jaarverslag van het afgelopen boekjaar en de notulen van de voorgaande vergadering. Verder kun je, afhankelijk van de agendapunten voor de vergadering, stukken tegenkomen zoals CV’s van bestuurders en commissarissen die worden voorgedragen voor (her)benoeming, of akten en toelichtingen indien er over een statutenwijziging wordt besloten.

 

Stemmen op afstand
Aandeelhouders kunnen (mits je bank of broker dit ondersteunt) steminstructies voor een AVA afgeven zonder de vergadering zelf bij te hoeven wonen. Dat kan doorgaans via internet, maar het komt ook voor dat steminstructies (enkel) per post kunnen worden ingediend. In dat geval tref je op de website van de onderneming een steminstructieformulier aan, dat je meestal naar je financieel dienstverlener dient op te sturen. Die zorgt vervolgens dat het bij de onderneming aankomt. Je bank of broker dient namelijk een bevestiging bij te voegen waaruit blijkt dat je op de registratiedatum aandeelhouder was. Exacte instructies staan normaliter vermeld op een steminstructieformulier, anders kun je terecht in de oproeping.


Virtuele vergadering
In 2020 en 2021 werden aandeelhoudersvergaderingen veelal (grotendeels of uitsluitend) virtueel georganiseerd, vanwege de coronapandemie. Dit zal in de toekomst ook nog vaak het geval zijn, hoewel de VEB vindt dat ook de fysieke vergadering moet blijven bestaan. Bij de oproeping voor de vergadering moet duidelijk worden gemaakt hoe aandeelhouders deze kunnen volgen. Een verslag van de AVA’s die de VEB op deze manier heeft bijgewoond en de obstakels die hier nog moeten worden overwonnen lees je hier op onze website.

Vaak is er bij virtuele vergaderingen een live-webcast beschikbaar die je kan volgen. Soms is het niet nodig om je apart aan te melden en kan je de webcast via de website van de onderneming bekijken. In andere gevallen, vaak als er een interactieve webcast is waarbij beleggers live vragen kunnen stellen, kan het wel vereist zijn om je apart aan te melden. De mogelijkheid om op afstand vragen te stellen kan

zijn voorbehouden aan de aandeelhouders die vooraf een steminstructie hebben ingediend. Vergaderingen die volledig virtueel plaatsvinden, waarbij aandeelhouders tevens live via internet kunnen stemmen, komen ook voor.

VEB vragen aan beursgenoteerde ondernemingen
Jaarlijks stelt de VEB vragen aan beursgenoteerde ondernemingen, voorafgaand aan de AVA’s. Lees alle vragen en de antwoorden van de onderneming op onze website.

Naar de vragen van de VEB

Buitengewone vergaderingen
Naast de reguliere jaarlijkse AVA kan een onderneming ook buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen (BAVA’s) organiseren. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij dringende aangelegenheden, waarbij een besluit van aandeelhouders niet kan worden afgewacht tot de aankomende AVA. In die gevallen worden aandeelhouders opgeroepen voor een BAVA.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde corporate actions, zoals een uitgifte van aandelen, een statutenwijziging of een fusie. Als je wilt deelnemen aan een BAVA, dan kan je doorgaans een vergelijkbare aanmeldprocedure verwachten als bij AVA’s.


Wie kan een vergadering bijeenroepen?
De bevoegdheid om aandeelhouders op te roepen voor een algemene vergadering ligt in de regel bij de raad van bestuur en de raad van commissarissen. De statuten van de onderneming kunnen nadere regels stellen aan de exacte verdeling van deze bevoegdheid.

Ook komt het regelmatig voor dat de bijeenroe­pingsbevoegdheid statutair is toegekend aan een aandeelhouder die ten minste tien procent van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt. Hierbij wordt wel de voor­waarde gesteld dat deze aandeelhouder de bedrijfsleiding moet hebben verzocht een algemene vergadering bijeen te roepen en het bestuur en de raad van commissarissen na het verstrijken van een bepaalde periode (veelal zes tot acht weken) niet op dat verzoek zijn ingegaan.

Ook hebben aandeelhouders een zogeheten agenderingsrecht. In Nederland kunnen aandeelhouders die - alleen of gezamenlijk - drie procent van de aandelen bezitten, het bestuur en raad van commissarissen verzoeken een punt op de agenda voor een aandeelhoudersvergadering te plaatsen. Dit verzoek moet wel ten minste 60 dagen voorafgaand aan de vergadering worden gedaan en duidelijk gemotiveerd worden.

Bestuur en commissarissen kunnen een dergelijk verzoek wel afwijzen. In enkele gevallen, bijvoorbeeld rond Fugro (jn 2015) en AkzoNobel (in 2017), verzochten aandeelhouders om het in stemming brengen van een agendapunt, maar honoreerde de ondernemingsleiding het agenderingsverzoek niet. De rechter heeft beide bedrijven hierover in het gelijk gesteld. De gerechtelijke uitspraken in beide kwesties hebben kortgezegd bevestigd dat de vennootschap die vrijheid toekomt en niet gedwongen kon worden tot een stemming over de ingediende onderwerpen.