Door de lockdownmaatregelen dit jaar geen bijeenkomst op het hoofdkantoor, in een conferentiezaal of hotel, maar noodgedwongen digitaal en op afstand.

Op het podium namen hooguit de bestuursvoorzitter, financieel directeur en president-commissaris plaats achter de tafel. De overige commissarissen, bestuurders en ook de controlerend accountant waren via een videoverbinding te zien, vaak vanuit hun huiselijke werkkamer.

Spoedwet
Een in allerijl opgetuigde spoedwet moest er in het voorjaar aan te pas komen om het mogelijk te maken dat het jaarlijkse verantwoordingsmoment van Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen niet per se in fysieke vorm hoefde plaats te vinden.

Die noodwet zorgde ervoor dat bedrijven een virtuele vergadering mochten organiseren. Voorwaarde was wel dat die bijeenkomst door aandeelhouders op zijn minst te volgen moest zijn via audio- of videostream. Ook moeten zij voorafgaand aan de ava de mogelijkheid hebben gehad om vragen in te sturen. Naar de letter van de nieuwe wet hoefden bedrijven het stellen van vervolgvragen tijdens de virtuele sessie overigens niet te faciliteren. 

Volwaardig virtueel
Met de ava van Lucas Bols afgelopen donderdag zit het seizoen er praktisch op. Aandeelhouders hebben in augustus nog wel een virtuele ontmoeting met de bedrijfstop van nieuwkomer en AEX-bedrijf Prosus tegoed.

Tijd om de balans op te maken van een vergaderseizoen onder niet eerder geziene omstandigheden. De VEB onderzocht hoe 78 beursfondsen met de virtuele vergadering omgingen aan de hand van vier criteria.

Zo moesten aandeelhouders ten eerste volwaardig virtueel kunnen participeren. Dat betekent dat zij de ava online konden volgen, vooraf vragen konden insturen en tijdens de bijeenkomst ook vervolgvragen konden stellen. We beschouwden dit dus als de drie-eenheid: een minimale eis voor een zo goed mogelijke interactie met bestuur, commissarissen en accountant.

Een andere voorwaarde is dat de live participatiemogelijkheid ook technisch vlekkeloos verliep. De door de VEB vooraf ingestuurde vragenlijst moest bovendien tijdens de bijeenkomst zijn behandeld. Ten slotte beoordeelden we of de onderneming na afloop van de ava op de bedrijfswebsite de audio- of videowebcast zonder obstakels voor iedereen toegankelijk heeft gemaakt. Een inlogmuur leidde dus tot een negatief oordeel.

Smallcapbedrijven scoorden het best
Uit het onderzoek komt naar voren dat net iets minder dan de helft van de ondernemingen (36 bedrijven) zijn aandeelhouders in staat stelde om live aan de ava deel te nemen.

Bedrijven met een notering aan het smallcapsegment (ASCX) waren het meest toeschietelijk. Ruim de helft van de onderzochte ondernemingen (elf van de 20) werkte mee aan live participatie door aandeelhouders. Onder hen laadpalenproducent Alfen, Sif (maker van funderingen voor windturbines op zee), groothandel Sligro en detacheerder ICT.

Binnen de AEX faciliteerden elf van de 23 onderzochte hoofdfondsen het stellen van vervolgvragen. Bij bijvoorbeeld ASR, NN Group, Randstad en ABN Amro kon dat via een chatfunctie, e-mail of mobiele applicatie (app). Unilever, DSM en ASML waagden zich net als nog 12 andere bedrijven niet aan een live vragenronde.

Van de AMX-bedrijven zorgden acht voor zo’n functionaliteit, waaronder flitshandelaar FlowTraders, bodemonderzoeker Fugro en ingenieursbureau Arcadis. Onder de kleinste beursondernemingen (lokaal genoteerd) gaven er zes de meest ruime invulling aan de oproep uit de spoedwet, zoals detacheerder DPA, de Rotterdamse investeringsmaatschappij Hal Trust en het debuterende techbedrijf CM.com, dat zijn eerste publieke ava hield sinds de beursgang in februari dit jaar.

Haperende techniek
Op papier mocht het zo lijken dat bedrijven een virtuele participatiemogelijkheid boden, toch liep het  met die interactieve functie niet overal op rolletjes. De eerder genoemde elf hoofdfondsen hadden de technische zaken op orde. Bij de wat kleinere ondernemingen stuitten aandeelhouders echter meermaals op een haperende techniek.

Zo bleek het webcastplatform dat Pharming gebruikte voor de audiowebcast van de ava toch niet te functioneren als aandeelhouders een vervolgvraag wilden doorgeven. Tijdens de ava bleek dat het biotechbedrijf daarvoor een ander platform in de lucht had, waarvoor een aparte toegangscode vereist was. Door die onduidelijkheid was het met de interactie snel gedaan.

Volgers van de video-webcast van Heijmans moesten maar net weten dat de chatfunctie op het scherm dienst weigerde. Een aandeelhouder die via chat een vraag had ingestuurd, zal hebben gemerkt dat die de bestuurstafel niet bereikte. Aanvullende vragen bleken alleen per mail te kunnen worden ingediend. Via deze omweg kwamen ze vervolgens wel bij bestuur en commissarissen terecht.

SBM Offshore zat in de eerste week van april helemaal aan het begin van de ava-cyclus. Nederland zat in de derde week van de lockdown, maar de spoedwet was op dat moment nog niet langs alle vereiste loketten gegaan. Toch verbood de olieplatformbouwer aandeelhouders fysiek aanwezig te zijn en ook het stellen van vragen via de chat of mail zat er niet in. Alleen de president-commissaris en de hoofdjurist waren online te zien. In de laatste minuten van de sessie werden de vooraf ingediende VEB vragen klinisch van een korte reactie voorzien.

Niet terugkijken
Anders was dit seizoen ook dat aandeelhouders die de ava via de webcast wilden volgen daarvoor een wachtwoord nodig hadden om toegang te krijgen tot de virtuele bijeenkomst.

Na afloop van de ava is die sessie vervolgens bij lang niet alle ondernemingen terug te luisteren of te zien. Van de AEX-ondernemingen hebben 15 bedrijven de webcast voor iedereen toegankelijk op de website geplaatst, maar onder de resterende 63 bedrijven is het goed zoeken.

Onder de AMX-bedrijven zijn het er slechts vijf, waaronder BAM, Fugro en Signify. Ook onder de smallcaps telden we vijf bedrijven: NIBC, Wereldhave, Avantium, Van Lanschot Kempen en TomTom. Heineken Holding en CM.com zijn onder de lokaal genoteerde bedrijven de positieve uitzondering.

Na een seizoen noodgedwongen proefdraaien is de vraag of de virtuele ava een blijvertje is, waarbij bijvoorbeeld de virtuele deelname zal blijven bestaan naast de fysieke bijeenkomst. Aandeelhouders die op zoek zijn naar een dialoog met de bedrijfstop zullen een volledig virtuele aandeelhoudersvergadering het liefst als een eenmalige uitzondering zien.

De virtuele vergadermodus devalueerde het jaarlijkse verantwoordingsmoment in ieder geval tot een bijeenkomst met een hoog voorgekookt karakter zonder dynamiek en discussie waarbij bestuur en commissarissen de agendapunten afvinkten.

Dit is de eerste in een serie artikelen waarin de VEB terugblikt op de aandeelhoudersvergaderingen van 2020