De coronacrisis heeft veel veranderd. Na wederom een turbulent coronajaar troffen bestuurders, commissarissen en een enkele aandeelhouder elkaar virtueel.

Aandeelhouders die de moeite hadden genomen zich aan te melden voor de digitale aandeelhoudersvergadering zagen op hun beeldscherm hooguit de president-commissaris geflankeerd door de bestuursvoorzitter en financieel directeur. In enkele gevallen was ook de controlerend accountant fysiek aanwezig om wat te vertellen over hoe deze de controle van de jaarrekening had aangepakt. De overige commissarissen en bestuurders schakelden in via een videoverbinding vanuit hun huiselijke kantoor.

De VEB onderzocht hoe circa zeventig beursgenoteerde bedrijven het afgelopen seizoen met de virtuele vergadering omgingen. Daarbij keken we onder meer naar de mate van virtuele participatie die bedrijven faciliteerden en de werking van de techniek. Ook de toegankelijkheid van een audio- of videowebcast op de bedrijfswebsite na afloop van de vergadering was een aandachtspunt.

Gesloten deuren
Wat dit vergaderseizoen opviel was het ontbreken van wat onder normale omstandigheden toch één van de hoofdrolspelers is; de aandeelhouder was de grote afwezige.

Een aantal bedrijven zag zijn aandeelhouders bijvoorbeeld het liefst helemaal niet komen. Zo organiseerde maaltijdbezorger Just Eat Takeaway (JET) op het moment dat de coronamaatregelen nog van kracht waren een fysieke vergadering in het Amsterdamse Bimhuis. In een niet al te uitnodigende oproeping schreef ceo Jitse Groen ‘er vanuit te gaan dat aandeelhouders niet komen’. De bijeenkomst vond volledig achter gesloten deuren plaats. JET vond een webcast om de vergadering op afstand te kunnen volgen niet nodig.

Bij collega AEX-fonds IMCD was dat eind juni niet anders. Alhoewel er toch nog drie particuliere beleggers naar een Rotterdams hotel waren gekomen dat als vergaderlocatie diende, had de chemicaliëndistributeur geen webcast voor de thuisblijver geregeld. Vorig jaar deed IMCD het ook al op die manier. Het voormalige AEX-bedrijf Galapagos, autodealer Stern en industrieel bedrijf Hydratec - beiden genoteerd aan de lokale markt van Euronext - kozen voor eenzelfde beleggersonvriendelijke aanpak.

Voorgekookt
Een online bijeenkomst spreekt nauwelijks tot de verbeelding. Maar weinig aandeelhouders stuurden vooraf vragen aan de ondernemingsleiding. In veruit de meeste gevallen was het hooguit een handvol beleggers dat vooraf een ‘Geacht bestuur’-briefje had gestuurd. Bedrijven als BAM (20 procent), Heijmans (25 procent) en Wereldhave (37 procent) zagen daardoor een lage opkomst.

Zonder zo’n inleidende vragenbrief mag een aandeelhouder tijdens de vergadering geen live vervolgvragen stellen. Dat volgt uit de noodwet rond aandeelhoudersvergaderingen, die het mogelijk maakt de fysieke ontmoeting in te wisselen voor een vergadering op afstand.

Het leverde vlakke vergaderingen op zonder dynamiek en interactie. De van tevoren ingestuurde vragen werden tijdens de vergadering plichtmatig voorgelezen en door een bestuurder of commissaris van een voorgekookte reactie voorzien.

Probleem
Op papier mocht het zo lijken dat bedrijven een virtuele participatiemogelijkheid boden, met die interactieve functie liep het niet overal op rolletjes.

Bij techinvesteerder Prosus ging het bij de afgelopen week gehouden vergadering helemaal mis. Door een ‘technisch probleem’ begon de vergadering later dan gepland. Toen de voorzitter vanuit Londen de sessie eenmaal had geopend, verscheen vrijwel direct een stemformulier op het beeldscherm. De chatfunctie had het kort daarvoor al laten afweten. Ook vorig jaar werd de Prosus-vergadering geteisterd door een haperende techniek waardoor live vragen niet gesteld konden worden. Prosus is qua beurswaarde het op drie na grootste in Amsterdam genoteerde bedrijf, achter ASML, Shell en Unilever.

Ook bij andere bedrijven werkte de techniek niet mee. Zo ervoeren aandeelhouders bij onder andere Intertrust, Fagron, AkzoNobel en Unilever dat de verbinding slecht was en vragen met vertraging op het scherm van bestuurders en commissarissen verschenen. Op de vraag van de president-commissaris aan de secretaris of er al vervolgvragen waren binnengekomen, was dan bijvoorbeeld een ontkennend antwoord te horen, terwijl de vragen al minuten daarvoor waren ingestuurd.

Videoverbinding
De meeste bedrijven zorgden ervoor dat aandeelhouders live vragen konden stellen via een chatfunctie, mail of videoverbinding. Bij 55 van de onderzochte ondernemingen was dat het geval, aanzienlijk meer dan een jaar eerder. Toen stelde net iets minder dan de helft van de bedrijven zijn aandeelhouders in staat om live deel te nemen.

Het makkelijkst verliepen de vergaderingen waar aandeelhouders via een beeld- of telefoonverbinding hun zegje konden doen. Voor prominente AEX-bedrijven als Philips, ASML en DSM is dat misschien nauwelijks verrassend. Ook bij nieuwkomer op de Amsterdamse beurs JDE Peet’s, het moederbedrijf van Douwe Egberts, konden aandeelhouders via een videoverbinding aan de vragenronde deelnemen. Maar ook enkele bedrijven met een notering in het smallcapsegment (ASCX) zitten wat dit betreft in de kopgroep. Onder hen bijvoorbeeld laadpalenproducent Alfen en toeleverancier aan de auto-industrie Kendrion.

Aandeelhouders die de vergadering via de webcast nog eens willen terugkijken, waren dit seizoen nauwelijks beter af dan vorig jaar. Die sessie is bij lang niet alle ondernemingen terug te luisteren of te kijken.

Van de 25 AEX-ondernemingen hebben er vijftien bedrijven de webcast voor iedereen toegankelijk op de website geplaatst. In het segment daaronder (Midkap) zijn dat er veertien, tegen slechts vijf vorig seizoen.

Gebrek
Ook in het tweede coronajaar maakte het gebrek aan discussie de vergaderingen vlakker en korter. Zonder lastige interventies uit de zaal hamerden de vergadervoorzitters de bijeenkomsten snel naar het einde. De digitale aandeelhoudersvergadering is geen volwaardige vervanging gebleken van de traditionele variant, zoveel is duidelijk.