De Nederlandse wet gaat bij een algemene vergadering uit van een tijd en plaats voor een overleg tussen bestuur, commissarissen en aandeelhouders. Dat overleg moet leiden tot het afleggen van verantwoording en besluitvorming. De statuten kunnen bepalen dat aandeelhoudersvergaderingen ook virtueel kunnen plaatsvinden. Niet iedere beursgenoteerde vennootschap heeft een dergelijke statutaire regeling. Het rechtsgevolg van het ontbreken daarvan is dat besluiten kunnen worden aangetast. Dat leidt tot (rechts)onzekerheid bij de uitvoering van besluiten, bijvoorbeeld over dividend en benoemingen. Om die onzekerheid weg te nemen, is er nu de spoedwet. De wet is op 16 april door de Tweede Kamer aangenomen.

Voorwaarden virtuele aandeelhoudersvergadering beursvennootschappen
Het bestuur mag een algemene vergadering uitsluitend via elektronische communicatiemiddelen, bijvoorbeeld via een livestream, laten plaatsvinden. Aandeelhouders kunnen dan niet fysiek aanwezig zijn. Bij de oproeping moet duidelijk worden gemaakt hoe aandeelhouders de vergadering kunnen volgen. Aandeelhouders kunnen schriftelijk of elektronisch vragen stellen. Dat kan in ieder geval tot 72 uur, of bij last minute veranderingen in de vergaderlocatie tot 36 uur, voorafgaand aan de vergadering. Het bestuur kan ook een kortere termijn toestaan.

De vooraf gestelde vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, worden beantwoord. De vragen en antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst. Zo kunnen aandeelhouders de antwoorden nog meewegen bij het uitbrengen van hun stem. De minister van J&V stelt in de Memorie van Toelichting dat beursvennootschappen ervoor zorgen dat aandeelhouders de mogelijkheid hebben om tijdens de vergadering nadere vragen in te dienen, tenzij dit vanwege de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. Volgens de minister ligt het voor de hand dat de beursvennootschap aandeelhoudersorganisaties zoals VEB, VBDO en Eumedion daartoe aanwijst. Vragen inzenden kan via een chat, telefoon of videoverbinding. Tijdens de virtuele aandeelhoudersvergadering van Alfen bleek zo’n chat redelijk goed te werken. Bij KPN was daadwerkelijk virtueel deelnemen en het uitbrengen van stemmen ook goed geregeld. De VEB roept alle beursvennootschappen dringend op actieve deelname aan de virtuele vergadering te faciliteren.

Dit vergaderseizoen stuurt de VEB voor de algemene vergadering haar uitgewerkte vragen aan beursvennootschappen. Daarmee vervult de VEB de voorwaarde dat nadere vragen alleen kunnen worden gesteld door aandeelhouders die vóór de vergadering schriftelijke vragen hebben ingediend.

De voorzitter van de vergadering heeft, net als bij fysieke vergaderingen, de taak deze ordelijk en efficiënt te laten verlopen. De virtuele spel­regels worden bij de opening van de vergadering medegedeeld. Zo kan onder deze uitzonderlijke omstandigheden toch een zo goed mogelijke dialoog en verantwoording plaatsvinden.

Mocht de verbinding hebben gehaperd of heeft een aandeelhouder niet optimaal kunnen deelnemen aan de virtuele vergadering, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Hiermee wordt voorkomen dat onzekerheid bestaat over genomen besluiten afhankelijk van de invulling van de inspanningsverplichting van het bestuur.