Bedrijven worstelen hoe de aandeelhoudersvergadering in deze crisistijd moet worden ingevuld. AkzoNobel laat zien hoe het niet moet.
De coronacrisis gaat diep ingrijpen in het seizoen van aandeelhoudersvergaderingen (ava). Nu grootschalige fysieke samenkomsten in de ban zijn gedaan, zoeken bedrijven naarstig naar alternatieven voor de ava.
Volgens de Nederlandse wet moet een beursonderneming uiterlijk zes maanden na afsluiten van het boekjaar een ava organiseren. Daarin staat dan veelal op de agenda het vaststellen van de jaarrekening, het goedkeuren van het dividendvoorstel en de decharge voor bestuur en commissarissen.
De ava is vaak de enige mogelijkheid waar aandeelhouders zelf de microfoon kunnen pakken en de top van een bedrijf om verantwoording vragen. Maar niet dit jaar.
De alternatieven voor een ‘gewone, fysieke’ ava zijn beperkt. Het is kiezen tussen uitstellen of de ava door laten gaan met een virtueel karakter.
Uitstel populair
Van de Nederlandse beursondernemingen hebben tot nu toe Sligro, Ordina, Grandvision en Boskalis gekozen voor uitstel, waarbij de twee laatstgenoemden de nieuwe datum hebben vastgesteld op 30 juni.
Bij een virtueel alternatief zal het aantal mensen dat fysiek aanwezig is op de vergaderlocatie minimaal zijn. Denk aan de president-commissaris, bestuursvoorzitter en de financieel directeur. Beleggers zullen achter de computer moeten kruipen om de ava te kunnen volgen.
Een rondje langs de velden laat vooralsnog zien dat de meeste bedrijven de ava deels omturnen naar zo’n virtuele bijeenkomst. Voorbeelden zijn verf-en coatingbedrijf Akzo Nobel (23 april), uitzender Randstad (24 maart), Kendrion (6 april) en Philips (30 april).
Maar hoe zo’n virtuele bijeenkomst precies in zijn werk zal gaan, maken bedrijven nauwelijks duidelijk. Kunnen vragen bijvoorbeeld real time worden gesteld, of moeten ze al van tevoren bij de onderneming worden ingediend?
Eenrichtingsverkeer
De eerste bewegingen stemmen niet heel hoopvol. Zo meldt Akzo Nobel op haar website dat aandeelhouders die de vergadering virtueel bijwonen niet de mogelijkheid hebben om het woord te voeren of te reageren op wat in de zaal gebeurt.
Als andere bedrijven die lijn gaan volgen, is van een volwaardige ava geen sprake. Zonder interactie is het jaarlijkse verantwoordingsmoment dan in het geding. Een manco van online bijeenkomsten is dat voor ondernemingen makkelijker om niet welgevallige vragen te negeren. Maar het helemaal weren van vragen die bij beleggers leven, kan zelfs in deze hectische tijd geen sprake zijn.
De VEB roept bedrijven daarom op om interactie met aandeelhouders tijdens de vergadering mogelijk te maken.
Virtueel vergaderen: internationaal
Niet alleen Nederlandse ondernemingen worstelen met de manier waarop de jaarlijkse verantwoording moet worden vormgegeven.
In Noorwegen heeft de regering via een decreet tijdelijk toegestaan dat Noorse beursgenoteerde bedrijven de algemene vergadering volledig digitaal organiseren. Dat is een tijdelijke versoepeling van de verplichting in Noorwegen - een regeling die lijkt op de Nederlandse - om verplicht een fysieke vergadering te organiseren. Aandeelhouders moeten dit AVA-seizoen live kunnen deelnemen en kunnen stemmen tijdens de vergadering via een digitaal platform.
De Securities and Exchange Commission in de Verenigde Staten raadt aandeelhouders en vennootschappen aan de stemmen vooral via volmachten (‘Proxys’) te doen en te zorgen voor een actueel overzicht van het aantal ontvangen stemmen op de website.
In Duitsland geldt per deelstaat een andere regime voor het organiseren van aandeelhoudersvergaderingen. Met goedkeuring van hun ‘landesregierung’ hebben bepaalde Duitse beursvennootschappen al aangekondigd online deelname aan de algemene vergadering mogelijk te maken.
In Canada is een virtuele aandeelhoudersvergadering al toegestaan onder de Canada Business Corporations Act en diverse provinciale wetten. Voorwaarde daarbij is dat aandeelhouders die deelnemen aan een dergelijke virtuele vergadering adequaat en rechtstreeks met elkaar kunnen communiceren.
Voorwaarden Virtuele Vergadering
1 De digitale infrastructuur die de beursvennootschap gebruikt moet optimaal beveiligd en vooraf getest zijn. Het stellen van vragen het uitbrengen van stemmen moet gedurende de gehele vergadering mogelijk zijn. Bij grootschalige uitval van het internet kan geen stemming plaatsvinden.
2 De livestream (audio & video) moet ten minste de volgende vertegenwoordigers van de vennootschap zichtbaar in beeld brengen: de president-commissaris, CEO, CFO, voorzitters subcommissies RvC’s/board, de secretaris. Indien aan het woord geldt dit ook voor de externe accountant, de notaris of adviseurs.
3 Alle vragen die voorafgaand en tijdens de AvA worden gesteld, dienen voor alle participanten zichtbaar te zijn op het scherm. Dit betekent dat de lijst vragen voortdurend wordt ververst.
4 Vragen die worden teruggetrokken of op een andere plaats in de wachtrij terechtkomen, moeten duidelijk zichtbaar zijn. De aanwezige notaris controleert of alle vragen, al dan niet geclusterd, zijn beantwoord. Nog openstaande vragen moeten binnen 48 uur na sluiten van de vergadering worden antwoord via de website van de beursvennootschap.
5 De vennootschap geeft tijdens de vergadering en daarna volledige openheid over: presentielijst, aanwezig aandelenkapitaal, vooraf ontvangen steminstructies, volmachten, aantal vragen en de behandelde onderwerpen en de uitgebrachte stemmen en stemuitslagen.
